Di era disrupsi ini tentunya segala aspek pekerjaan sangat dipengaruhi oleh perkembangan teknologi yang pesat terutama di sistem pengadaan barang atau jasa yang biasa kita sebut procurement. Tugas Procurement adalah pengadaan barang yang dilakukan oleh suatu perusahaan untuk membeli barang, peralatan, mesin produksi, atau bahan-bahan lainnya yang dapat mendukung kegiatan operasional dari sebuah perusahaan.
Procurement bukan hanya mengenai penyediaan barang, tapi juga bisa untuk memesan jasa. Procurement ini memiliki andil membantu agar barang yang dikirim menuju lokasi tertentu dengan waktu yang sudah ditentukan.
Saat ini sudah banyak perusahaan yang bertransformasi dari Procurement biasa ke e-Procurement. Lalu apa itu e-Procurement? apa yang menjadi pembeda Procurement dengan e-Procurement? dan apa saja manfaat dan juga kelebihannya? mari simak bersama-sama!
Pengertian e-Procurement
e-Procurement atau electronic procurement merupakan proses pembelian atau penjualan barang, pekerjaan maupun jasa yang memanfaatkan teknologi seperti website atau aplikasi. Sistem e-Procurement ini tentunya dirancang untuk bisa memusatkan interkasi antara perusahaan, vendor pengadaan dan juga pelanggan.
Tentunya hal tersebut untuk meningkatkan efisiensi perusahaan terutama dalam proses procurement. Proses pengadaan yang dilakukan secara elektronik pada instansi pemerintahan atau perusahaan ini biasanya disebut eproc.
Saat ini pun sudah banyak perusahaan swasta atau sejenisnya yang sudah menggunakan e-Procurement atau pengadaan online, dapat dilihat disini. Pengadaan online ini tentunya akan lebih menghemat waktu, biaya dan juga tenaga. Sehingga efisiensi dari sebuah perusahaan pun dapat berjalan secara optimal.
Proses pengadaan secara online ini sama halnya dengan belanja melalui toko online atau e-commerce. Karena di dalam sistem e-Procurement terdapat banyak supplier atau seller dan dengan kategori produk yang tidak terbatas, serta dengan fasilitas pembayaran yang lengkap, pilihan jasa kirim atau kurir yang lengkap juga.
Perbedaan Procurement dan e-Procurement
Pada dasarnya nama keduanya hampir sama, hanya berbeda “e” di depannya saja. Procurement dan e-Procurement merupakan kegiatan yang sama yakni mengenai proses dari pengadaan suatu barang dan jasa yang dibutuhkan oleh suatu perusahaan. Meski nama yang hampir sama tentu keduanya memiliki perbedaan yang cukup signifikan.
Perbedaannya antara Procurement dan e-Procurement terletak pada proses pengadaannya, tugas procurement adalah masih menggunakan cara pengadaan yang manual. Sedangkan e-Procurement semua proses pengadaan dilakukan secara elektronik atau digital dengan memanfaatkan website atau aplikasi, proses pembelian pun bisa dilakukan secara online, kapan saja dan dimana saja.
Procurement
Perbedaan Procurement secara konvensional dengan e-Procurement, antara lain :
- Pencarian vendor dilakukan secara manual
- Pendaftaran vendor dilakukan secara manual, panitia menyiapkan formulir atau surat persyaratan pengadaan
- Dokumen pengadaan dalam bentuk hard copy
- Dilakukan di hari dan jam kerja perusahaan
- Administrasi dan aproval kompleks, masih butuh tanda tangan dan berkas lainnya
- Pembayaran dilakukan diawal pemesanan
- Pengiriman tidak bisa dipantau
e-Procurement
Perbedaan e-Procurement dengan Procurement, antara lain :
- Pencarian vendor tersedia di website atau aplikasi
- Pendaftaran secara online
- Dokumen pengadaan dalam bentuk digital (PDF/JPEG)
- Pemesanan bisa kapan saja 24/7
- Proses aproval dilakukan secara online dan atasan dapat memantau produk melalui website
- Pembayaran bisa di awal, cicil atau saat penerimaan barang
- Pengiriman dapat dipantau karena bekerja sama dengan perusahaan ekspedisi
Manfaat e-Procurement Bagi Perusahaan
Dengan hadirnya teknologi atau electronic ini, tentunya dapat meningkatkan efisiensi perusahaan, terutama dalam pengadaan barang atau jasa. Mari kita simak dulu yuk manfaat dari e-Procurement untuk perusahaan!
Menghindari KKN (Korupsi, Kolusi, Nepotisme)
Sistem pengadaan barang atau jasa yang dilakukan secara online ini tentunya akan memudahkan dalam menganlisa laporan barang dan jasa. Sistem ini juga dapat melakukan pencatatan pada setiap proses pengadaannya. Proses maupun prosedur menjadi lebih transaparan, karena atasan dapat melihat langsung deatil transaksi dan termasuk spesifikasi barang atau jasa yang dibeli.
Selain itu juga, pengadaan secara online ini dapat mengurangi KKN (Korupsi, Kolusi, Nepotisme) antara vendor dan pembeli. Dapat dipantau dengan jelas dan mengontrol penyimpangan yang terjadi pada perusahaan.
Tidak seperti tugas procurement adalah proses pengadaan yang sulit untuk dipantau dengan jelas dan memakan waktu. Sehingga pada penyimpangan yang terjadi di suatu perusahaan susah untuk di kontrol.
Menghemat Waktu dan Biaya
Pengadaan barang secara online sudah jelas tentunya dapat menghemat biaya operasional perusahaan yang biasnya dikeluarkan untuk mengadakan pembelian barang dan jasa, contohnya biaya akomodasi, penyewaan ruangan, hingga biaya administrasi lainnya.
Selain itu juga e-Procurement ini dapat mengehemat waktu dan tenaga karyawan, karena semua barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan terdapat dalam website atau aplikasi yang dapat di akses kapan pun. Histori dari transaksi juga tercatat dengan jelas, sehingga memudahkan untuk mengajukan pengadaan kembali nantinya.
Transaksi Lebih Cepat
Sistem pengadaan ini tentunya dapat menyederhanakan proses pengadaan perusahaan, seperti tidak perlu menanyakan spesifikasi dari barang karena semua informasi mengenai barang atau jasa sudah dapat dilihat langsung melalui dashboard di website atau aplikasi. Sehingga proses komunikasi juga berjalan dengan efektif, dan dapat lebih fokus pada urusan perusahaan yang lebih penting.
Mengenai transaksi sudah pastinya lebih cepat dan mudah dari procurement konvensional. Admin e-Procurement cukup buka dashboard lalu pilih barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan.
Setelah itu produk atau jasa yang dipesan akan langsung di informasikan ke atasan untuk dilakukan aproval secara online atau digital. Jika sudah disetujui oleh atasan, maka produk atau jasa tersebut akan segera diproses oleh vendor dan dikirim sesuai dengan waktu dan tempat tujuan.
Contoh e-Procurement di Indonesia
Di Indonesia sudah banyak yang menggunakan e-Procurement baik itu instansi pemerintah maupun instansi swasta seperti Kementerian Perindustrian Republik Indonesia, BI atau Bank Indonesia dan PT Len Industri (Persero).
Instansi-instansi tersebut seperti Kementrian Perindustrian atau Kemenprin telah membentuk unit kerja untuk melayani Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang melaksanakan pengadaan secara elektronik. Metode pemilihan penyedia barang atau jasa yang saat ini digunakan mereka adalah e-lelang umum (e-reguler tendering).
Tentunya dengan pengadaan barang atau jasa secara elektronik ini akan meningkatkan transparansi, sehingga persaingan sehat antar pelaku usaha dapat lebih terdorong. Dengan begitu optimalisasi dan efisiensi belanja negara akan segerqa terwujud.
LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) Kemenprin ini dikembangkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang atau Jasa Pemerintah (LKPP) bekerja sama dengan Lembaga Sandi Negara untuk enkripsi dokumen serta Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan untuk sub sistem audit.
Tugas Procurement adalah hal yang tidak kalah penting dengan bagian-bagian lainnya, karena pasti semua perusahaan memerlukan pengadaan barang ataupun jasa. Terutama untuk mengefisiensi waktu hingga anggaran dari perusahaan.
Contoh Penyedia Layanan e-Procurement
e-Procurement atau electronic procurement ini merupakan proses pembelian, penjualan, maupun pengadaan barang dan jasa melalui website atau aplikasi khusus e-Procurement. Sistem ini dirancang dengan tujuan mengautomasi interaksi antar perusahaan, pelanggan maupun vendor untuk efisiensi proses procurement.
Salah satu contoh penyedia layanan e-Procurement adalah Bhinneka e-Procurement. Layanan yang dibuat oleh e-commerce B2B di Indonesia dirancang untuk bisa memudahkan pemilik perusahaan untuk melakukan pengadaan barang dan jasa. Sistem pelayanan ini membantu meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari biaya procurement perusahaan.
Sistem layanan ini juga dilengkapi dengan banyak supplier atau vendor barang dan jasa, kategori produk yang tidak terbatas dan proses pembeliannya pun melalui online dan pastinya bisa kapapun dan dimanapun.
Mari kita simak juga kelebihan yang dimiliki oleh layanan ini!
Kelebihan
Layanan pengadaan ini ditujukan untuk membantu suatu perusahaan fokus pada bisnisnya, dibandingkan dengan sistem pengadaan konvensional tentunya dengan sistem pengadaan online ini punya beberapa kelebihan, antara lain :
- Hemat waktu, karena bisa kapan saja
- Monitor pengeluaran menjadi dengan lebih mudah karena dapat di monitoring setiap saat
- Mengontrol budget perusahaan, karena bisa disesuaikan dengan budget dan kebutuhan dari perusahaan
- Tertib administrasi, karena semua histori tercatat dalam sistem layanan ini
- Koordinasi menjadi lebih mudah, karena atasan dapat mengecek detail transaksi dan memudahkan persetujuan
Fitur-Fitur e-Procurement
Layanan ini juga memiliki beberapa fitur yang bisa membantu pengadaan barang atau jasa perusahaan dengan layanan online, antara lain :
- Memiliki banyak merchant atau supplier
- Pilihan produk yang lengkap
- Dashboard yang intuitif
- Atur budget perusahaan
- Customize role
- Account manager khusus
Kesimpulan
Tugas procurement adalah pengadaan yang dilakukan oleh perusahaan untuk membeli barang, peralatan, mesin produksi, atau bahan-bahan lainnya yang dapat mendukung kegiatan operasional dari sebuah perusahaan, baik itu berupa produk maupun jasa.
Dengan perkembangan zaman dan juga teknologi yang awalnya proses procurement perusahaan terkait dengan pengadaan barang atau jasa masih dilakukan secara manual, tetapi sekarang sudah beralih ke digital atau electronic yang biasa disebut dengan e-Procurement atau Electronic Procurement.
e-Procurement ini sangat memudahkan proses pengadaan barang atau jasa, bagi perusahaan dan semua aktivitas pengadaan dilakukan secara online. Sehingga transparansi dan proses aproval menjadi efisien dan efektif.
Manfaat e-Procurement juga banyak bukan hanya mengenai proses aproval saja, tetapi dapat menghindari KKN (Korupsi, Kolusi, Nepotisme) antara vendor dan pembeli serta dapat mengontrol penyimpangan yang terjadi pada perusahaan.
Selain itu juga transaksi menjadi lebih cepat, sebab bisa diakses dimanapun dan kapanpun. Produk atau jasa yang dipesan langsung dapat diinformasikan keatasan secara online. Maka produk atau jasa yang dipesan juga akan segera di proses oleh vendor dan dikirim sesuai dengan waktu dan tempat tujuan.
Contoh e-Procurement di Indonesia yaitu seperti Kementerian Perindustrian Republik Indonesia, BI atau Bank Indonesia dan PT Len Industri (Persero). Serta contoh penyedia layanan e-Procurement salah satunya seperti Bhinneka e-Procurement. Layanan yang dibuat oleh e-commerce B2B di Indonesia dirancang untuk bisa memudahkan pemilik perusahaan melakukan pengadaan barang dan jasa.
Maka tugas procurement adalah mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang sesuai dengan kebutuhan dari perusahaan, memilih vendor atau supplier yang berkualitas dan terpercaya.
Nah, itu tadi pembahasan mengenai transformasi procurement ke e-Procurement untuk pengadaan barang atau jasa perusahaan, tentunya hal tersebut menjadi sangat penting bagi perusahaan di zaman yang serba memanfaatkan kecanggihan teknologi.
Jika anda membutuhkan sistem e-Procurement yang tentunya memudahkan proses pengadaan barang atau jasa perusahaan Anda, bisa konsultasikan dengan tim Sevenpion disini. Semoga bermanfaat;) see you on the next artikel!
