Contoh Penilaian Kinerja Karyawan Manual? Sudah Gak Zaman!

Anda seorang pemilik bisnis dengan karyawan jumlah yang banyak? sedang membutuhkan contoh penilaian kinerja karyawan agar lebih maksimal? Tapi masih milih cara manual? stop! udah gak zaman!

Era digitalisasi saat ini ada untuk memudahkan segala kinerja kita, salah satunya dalam kegiatan HR, administrasi serta penilaian kinerja karyawan. Banyak unsur yang perlu diperhatikan, indikator yang perlu ditetapkan, banyak tugas yang perlu dilakukan dari mulai target, kehadiran, timeline kerja, pelaporan, dll.

Oleh karena itu, disini akan dibahas lengkap mulai dari indikator kinerja, unsur-unsur penilaian kinerja karyawan, sampai contohnya dari manual hingga digital. Simak terus penjelasan dibawah ini!

Pemahaman Dasar

Hal paling dasar yang harus diketahui sebelum membahas jauh tentang penilaian kinerja karyawan adalah pengertian. Sebaiknya anda pahami terlebih dahulu pengertian penilaian kinerja dan indikator kinerja dibawah ini :

Penilaian Kinerja Adalah

Pengertian penilaian kinerja atau disebut juga performance appraisal adalah sistem untuk menilai sekaligus mengevaluasi kinerja baik secara individu maupun tim sesuai standar indikator yang sudah ditentukan dalam tiap kurun waktu tertentu.

Penilaian kinerja sering digunakan perusahaan untuk penentuan prestasi karyawan, kompensasi, kenaikan gaji karyawan bahkan juga bisa sebagai penentuan karyawan tersebut masih layak atau tidak untuk dipekerjakan. Maka dari itu, penilaian harus dilakukan secara obyektif dan profesional.

Guna menghindari terjadinya penyalahgunaan wewenang atau penilaian yang tidak obyektif. Sebaiknya mulai dari sekarang anda bisa mempertimbangkan menggunakan contoh penilaian kinerja karyawan sesuai perkembangan zaman era digital.

Indikator Kinerja Adalah

Pengertian indikator kinerja adalah alat ukur yang ditetapkan dalam bentuk unsur-unsur penilaian untuk menggambarkan hasil antara pencapaian dengan tujuan berupa data kualitatif maupun kuantitatif. Singkatnya yaitu sebagai pengukur pencapaian, sudah berhasilkah atau malah masih jauh dengan target tujuan?

Indikator kinerja penting sebagai dasar evaluasi perencanaan selanjutnya. Sehingga dalam penyusunannya pun tidak boleh sembarangan, yaitu syaratnya harus SMART yaitu :

• Spesific maksudnya adalah jelas poinnya. Anda bisa gunakan format 5W (What, Why, When, Where, When)
• Measurable yaitu terukur jelas, ada baiknya menggunakan poin numeric. Seperti meningkatkan traffic 45%, menambah 200 followers, dll
• Achievable artinya bisa dicapai, indikator yang ditentukan harus realistis.
• Relevant maksudnya sesuai, sudah sesuaikah dengan visi, misi perusahaan sebagai langkah rencana jangka panjang?
• Timely, yaitu tepat waktu. Tentukan batas waktu kapan dimulai dan kapan batas harus dicapai serta kapan harus dilakukan evaluasi. Hal ini untuk menjaga fokus pada tujuan yang ditetapkan perusahaan.

Unsur-Unsur Penilaian Kinerja

Pada bagian sebelumnya, sempat dibahas indikator kinerja melibatkan unsur-unsur penilaian kinerja. Bagaimana kita bisa menilai kinerja karyawan kalau unsurnya saja kita tidak mengetahuinya. Baiklah, mari kita perhatikan apa saja unsurnya sebagai berikut:

1. Kejujuran

Anda mungkin sudah sering mendengar kata kejujuran adalah kunci kesuksesan. Yaitu tidak menyalah gunakan hak yang diberikan, melaksanakan tugas serta melaporkan hasil kerja menurut keadaan yang sebenarnya. Misalnya :

• Anam diperintahakan untuk memeriksa lokasi pembangunan di Trowulan. Anam sudah melaporkan hasil kunjungan padahal ia belum datang ke lokasinya.

Hal yang dilakukan anam bisa berdampak buruk untuk perusahaan, apalagi jika terjadi komplain pelanggan. Maka dari itu, perusahaan juga butuh pelaporan digital seperti absensi online yang memudahkan mengetahui lokasi karyawan serta mencegah tindakan ketidak jujuran.

2. Disiplin

Bukan hanya hadir tepat waktu dan menyelesaikan pekerjaan. Tapi disiplin sebagai salah satu indikator penilaian kinerja karyawan dalam melakukan pekerjaan. Sesuai dengan instruksi dan peraturan internal yang ditetapkan pada SOP (Standar Operasional Prosedur), K3 (Keselamatan dan kesehatan Kerja) dan disiplin.

3. Karakter

Seorang karyawan juga merupakan gambaran dari perusahaan atau lembaga pemerintahan. Penting agar memiliki karyawan dengan karakter yang baik dalam bersikap, bertingkah laku di kehidupan sehari-hari terutama saat berada di lingkungan perusahaan.

Gambarannya seperti ini, Siti adalah seorang guru TK di sebuah sekolahan, maka sebisa mungkin karakter seperti cara bertutur kata yang baik, semangat dan flexible bisa ditunjukkan sebagai cerminan sekolah tersebut. Karakter yang baik bisa membawa dampak baik, begitupun sebaliknya.

4. Job Knowledge

Dalam bisnis biasanya dibahas tentang product knowledge, sekarang kita bahas job knowledge. Istilah job knowledge artinya paham tupoksi (tugas pokok dan fungsi), mampu melakukan pekerjaan sesuai tugas dan tanggung jawabnya. Jangan sampai membantu kinerja tim tapi tanggung jawab pribadi terabaikan.

5. Adaptasi

Salah satu hal utama yang menjadi contoh penilaian kinerja karyawan adalah kemapuan adaptasi. Bagaimana cara menyesuaiakan diri dengan pekerjaan atau lingkungan secara baik dan cepat.

Suatu bisnis atau perusahaan tidak akan bersedia memberikan cost berlebih untuk menunggu karyawan bisa mengerjakan tugasnya dengan baik. Oleh karena itu, biasanya masa adaptasi pekerja hanya dibatasi selama 1 hingga 3 bulan pertama kerja.

6. Kemauan Belajar

Kemauan belajar dan mengembangkan diri dijadikan unsur penilaian kinerja. Suatu bisnis atau perusahaan akan lebih maju karena karyawan didalamnya. Hal ini berhubungan dengan growth mindset, pola pikir yang bertumbuh dari tiap orang.

Seperti saat sekarang, mayoritas pekerjaan beralih ke era digital sehingga mau tidak mau karyawan lama atau baru harus mau belajar menggunakan teknologi yang sedang digunakan perusahaan. Contohnya :

• Sistem JMO dari Jamsostek, dulu pengurusan Jamsostek seperti pengambilan JHT atau klaim asuransi harus datang ke kantor. Tapi, sekarang jika ingin kalaim harus menggunakan JMO. Semua orang harus familiar dan mau mempelajarinya, terutama pegawai yang bekerja disana.

Tidak ada sesuatu yang susah atau mudah asalkan ada kemauan untuk belajar. Jika tidak, maka bersiaplah untuk tergantikan.

7. Problem Solving

Penilaian kinerja berdasar kemampuan menyelesaikan masalah, keberanian dalam mengambil putusan yang disertai tanggung jawab. Semakin cepat menganalisis masalah dan mengetahui solusi, pekerjaan akan lebih efektif, cepat selesai dan bisa beralih ke tugas lain. Saya yakin semua bisnis dan perusahaan pasti ingin pegawai yang memiliki soft skill seperti ini.

8. Inisiatif

Bagaimana anda mengganggap tempat kerja anda? mungkin sebagian karyawan hanya menganggap tempat kerja hanya sebagai tempat kerja. Namun ada juga yang mengangap sebagai keluarga,merasa aman dan nyaman sehingga timbul rasa saling memiliki dan menjaga.

Karyawan yang memiliki inisiatif tinggi bisanya lebih mudah menghidupkan suasana karena mampu menunjukkan keberadaanya, ikut berperan dalam setiap keadaan. Bahkan tidak jarang atasan akan meminta inisiatif karyawan karena dirasa lebih mengetahui keadaan di lapangan.

9. Komunikasi

Komunikasi menjadi kemampuan umum dan dasar. Tidak bisa komunikasi, tidak bisa menjelaskan akan membuat susah semua orang apalagi jika nanti terjadi miskom yaitu kegagalan proses komunikasi yang bisa menyebabkan kesalah pahaman.

Contoh penilaian kinerja karyawan menggunakan unsur komunikasi adalah saat melakukan presentasi hasil kerja, saat berkomunikasi dengan rekan kerja serta atasan. Bagaimana bahasa yang digunakan, serta bagaimana cara karyawan tersebut mengkomunikasikan.

10. Leadership

Leadersip atau kepemiminan jangan diartikan orang yang suka mengatur. Namun, dalam hal ini utamanya adalah bisa memimpin diri sendiri, bisa melakukan tugas dengan baik, seminimalisir mungkin melakukan kesalahan dan tidak acuh pada keadaan.

11. Tanggung jawab

Istilah tanggung jawab merupakan wujud dari kesadaran dan kewajiban. Dalam prosesnya tanggung jawab, job knowledge berkaitan selaras dengan kemampuan menyelesaikan tugas.

Karyawan atau pegawai yang bertanggung jawab dalam tugasnya, dapat membuat atasan juga akan merasa lebih bertanggung jawab atas kompensasi, gaji karyawan, kesempatan karir hingga rasa aman dan nyaman karyawannya.

12. Manajemen Waktu

Waktu adalah uang, tapi yang sebenarnya adalah waktu lebih dari uang. Bagaimana seorang bisa menyelesaikan tanggung jawab secara cepat dan tepat. Bukan berarti perusahaan tidak menyediakan aturan lembur karyawan. Kalau bisa cepat kenapa harus lambat? kalau bisa selesai kenapa harus lembur?

Suatu pekerjaan sudah ditentukan standar pengerjaan oleh perusahaan bukanlah tanpa alasan. Mereka sudah melakukan riset dan penghitungan. Selanjutnya, karyawan harus bisa mengatur waktu nya, semakin cepat semakin efektif. Binggung cara manajamen waktu? anda bisa coba gunakan timeline kerja disini.

13. Kerja Sama

Dalam suatu organisasi atau perusahaan terdapat banyak bidang, tidak mungkin anda sendirian pasti ada kerja sama. Contoh penilaian kinerja karyawan dalam bentuk kerja sama seperti :

• Bagian keuangan dan purchasing, misal : Setiap pengeluaran perusahaan harus cepat diinput oleh bagian keuangan dan membutuhkan klaim nota pembelian, ia tidak mungkin melakukan sendiri langsung ke vendor. Butuh kerjasama tim dengan bagian purchasing. Namun, purchasing lupa menaruh nota tersebut. Untuk menghindari kejadian tersebut,saat ini sudah ada sistem reimbursment lebih cepat dan mudah.

14. Prestasi Kerja

Penilaian prestasi kerja dinilai dari bagaimana kecakapan dalam menyelasikan tugas, kecepatan dan kualitas tiap tugas yang dihasilkan. Seberapa jauh target yang ditetapkan dari rencana sebelumnya.

Kemampuan setiap pekerja pasti berbeda, maka diperlukan penilaian prestasi kerja agar kinerja semua karyawan setara dan ketika ada yang lebih harus diapresiasi guna memotivasi karyawan yang lain.

15. Loyalitas

Apakah anda tau, kenapa saya menempatkan loyalitas pada poin terakhir? karena bagi saya sebenarnya tidak mudah menilai loyalitas seorang. Apakah menurut anda ada karyawan yg benar-benar loyal? Loyalitas ini seringkali berhubungan dengan waktu, masa jabatan dan seberapa lama seorang membersamai proses anda.

Perlu diperhatikan, anda tidak harus menggunakan semua unsur ini kedalam penilaian kinerja karyawan perusahaan anda. Seperti misalnya, pada suatu lembaga pemerintahan. Unsur – unsur penilaian kinerja karyawan sudah ditetapkan sesuai peraturan pemerintahan.

Unsur diatas adalah rangkuman dari berbagai materi sebagai bahan pertimbangan berdasar unsur yang paling banyak digunakan oleh organisasi perusahaan dan pemerintahan.

Manfaat Penilaian Kinerja

Semua hal diciptakan pasti ada manfaatnya, termasuk penilaian kinerja karyawan baik bagi pelaku bisnis seperti perusahaan ataupun bagi karyawan itu sendiri. Antara lain :

Manfaat Penilaian Kerja, Penting Untuk Perusahaan

Salah satu manfaat penilaian kinerja karyawan bagi sebuah perusahaan adalah membuat semua kegiatan menjadi lebih efektif dan terukur. Penilaian kinerja karyawan bagi pemilik organisasi atau perusahaan memiliki manfaat, antara lain :

• Menciptakan kejelasan jobdesc karyawan, fokus, tidak tumpang tindih akan lebih efektif
• Mengembangkan standar kinerja, mengetahui posisi apa yang perlu ditambah atau dikurangi
• Penyelarasan kinerja dengan visi, yang tidak sesuai bisa di evaluasi agar tidak menggangu
• Memberi dorongan positif, memotivasi dengan insentif, kompensasi, hadiah kesetiaan,dll
• Menemukan kinerja yang kurang kompeten, misal yang suka keluar, ngopi, ke kamar mandi,
• Mendapat feedback untuk perusahaan, kritik saran demi kesejahteraan bersama, semua boleh komen dari lapisan bawah sampai atasan
• Memahami masalah kinerja karyawan, kenapa mesti telat, kenapa gampang sakit, kenapa banyak karyawan resign,dll
• Acuan pengemabangan perusahaan, misal banyak telat karena rumah jauh akhirnya diberi mess
• Memudahkan mengambil keputusan kebijakan yang tepat, berapa persen yang suka dan tidak dengan sistem, pertimbangan dari segala aspek

Manfaat Penilaian Kinerja Bagi Karyawan

Manfaat tidak selalu tentang bisnis, orang yang bekerja di perusahaan kita kenal sebagai sebutan karyawan juga mendapat manfaat dari penilaian kinerja karyawan. Menurut anda, apakah adil karyawan yang rajin dan karyawan yang tidak mendapat gaji yang sama? pasti tidak kan?

Ini dia manfaat yang bisa didapatkan karyawan dari penilaian kinerja karyawan perusahaan:

• Peluang mendapat gaji tambahan, insentif, bonus. Utamanya pada bidang marketing
• Kesempatan untuk naik jabatan, misal karyawan kontrak jadi karyawan tetap
• Jaminan aman untuk dipekerjakan, selama performa baik maka kecil kemungkinan untuk di PHK
• Lebih mudah mendapat promosi ke posisi lebih tinggi apalagi ditambah kesetiaan waktu bekerja yang cukup lama sehingga gaji juga bisa lebih tinggi
• Mengetahui lebih dalam tentang visi, misi dan keinginan perusahaan sebagai bahan evaluasi diri agar lebih baik lagi

Contoh Penilaian Kinerja Karyawan

Setelah membahas apa saja unsur-unsur penilaian kinerjanya, sekarang waktunya penerapan dalam berbagai contoh penilaian kinerja karaywan. Anda bisa menggunakan contoh dibawah untuk bisnis atau perusahaan anda. Simak penjelasan dari contoh berikut !

1. Form Penilaian Kinerja Karyawan Individu

Form penilaian kinerja ini didasarkan atas kinerja karyawan secara individu dan karyawan bisa mengisi secara individu. Pelaksaan penilaian kinerja bisa beragam, bisa tiap hari, tiap minggu, tiap bulan ataupun tiap tahun. Semua tergantung kebutuhan perusahaan masing-masing.

2. Contoh Form Penilaian Kinerja Karyawan Dengan KPI

KPI (Key Performance Indicator) merupakan salah satu alat ukur penilaian kinerja karyawan dengan menyusun indikator dari unsur serta sub unsur kinerja penilaian. Kemudian menetukan skala angka nya, bisa berupa 1-5.

Dalam penyusunan skala angka, usahakan dalam jumlah ganjil untuk memudahkan penghitungan tidak ada hasil yang datar. Setelah itu, hitung hasil keseluruhan apakah kinerja karyawan tersebut sudah cukup atau perlu perbaikan.

3. Form Penilaian Kinerja Karyawan Dengan MBO

Metode MBO (Management By Objectivities) adalah metode pengukuran kinerja yang berfokus pada kepribadian serta sifat pribadi karyawan. Karyawan akan diarahkan untuk menyusun target spesifik jangka pendek yang selanjutnya didiskusikan oleh atasan dan manager guna mengukur out put yang dicapai.

4. Contoh Penilaian Kinerja Karyawan Menggunakan Excel

Excel merupakan tools gratis yang sudah tersedia di komputer atau laptop anda untuk pengolahan data. Anda bisa menggunakannya untuk membuat form penilaian karyawan, namun untuk input data masih secara manual.

Contoh form penilaian excel dapat anda unduh disini

5. Contoh Penilaian Kinerja Karyawan Menggunakan Website

Website menjadi solusi segala macam permasalahan di era digital sekarang. Anda bisa menghemat waktu sekaligus biaya operasional untuk printer, kertas dan tinta. Permudah segala aktivitas HR anda seperti penilaian kinerja karyawan, absen online, pelaporan otomatis tanpa perlu cara manual lagi. Bingung caranya? anda bisa konsultasi gratis pada kami disini.

Apa Hubungan Penilaian Kinerja Dengan Pengembangan Karyawan?

Setelah melihat contoh penilaian kinerja karyawan dalam berbagi bentuk form. Bagaimana menurut anda, apakah ada hubungannya? tentu saja ada. Menurut Amri Juliansyah, 2018 dalam penelitiannya mengungkapkan bahwa peniliaian kinerja memiliki pengaruh positif terhadap pengembangan karyawan terutama dalam pengembangan karir.

Apalagi hubungan penilaian kinerja dengan pemngembangan karyawan? masih ada keterkaitan yang lain, yaitu :

• Meningkatkan semangat kerja, motivasi pekerja beragam bisa karena takut dievaluasi atau terkena masalah, ada yang akan membuat landasan agar naik jabatan, gaji atau mendapat kompensasi, dll.
• Exposure, menumbuhkan rasa untuk melakukan sesuatu, meningkatkan inisiatif dan keterlibatan dalam organisasi atau perusahaan.
• Mendorong karyawan untuk mencari pembimbing, penilaian kerja menjadikan karyawan sadar akan kemampuan dan kondisinya. Sehingga karyawan akan mencari mentor atau pembimbing yang biasanya berasal dari rekan kerja atau atasannya sendiri untuk membantunya.
• Mengembangkan diri, jika dirasa pembimbing belum cukup. Maka, karyawan akan mencari dan mengikuti program pelatihan, kursus, pendidikan lanjutan guna mempermudah dalam pengerjaan tugas dan tanggung jawab serta karir kedepannya.
• Mengembangkan Jaringan, untuk mendapat kemudahan dalam berbagai tugas serta mendapat penilaian yang baik. Seorang karyawan akan mencari dan menjalin hubungan kerja sama dengan berbagai pihak, salah satunya agar karyawan tersebut mendapat informasi lebih cepat.

Bagaimana Proses Penilaian Kinerja Karyawan?

Secara singkat proses penilaian kinerja karyawan ada tiga, yaitu proses persiapan, action (penilaian) dan evaluasi atau umpan balik. Secara lebih jelasnya, simak dibawah ini!

1. Menetapkan Standar Kinerja

Langkah pertama yang dilakukan adalah mengidentifikasi sasaran kinerja, penentuan indikator, unsur-unsur penilaian, target, siapa yang dinilai dan siapa yang menilai, hingga metode cara penilaian kinerja karyawan yang digunakan.

Setelah rancangan selesai, didiskusikan bersama pihak yang berkepentingan hingga disetujui bersama dan disosialisakan kepada pihak-pihak yang berkepentingan baik karyawan manager, atasan dll.

2. Menilai Kinerja Karyawan

Tahap penentuan, pembuatan standar dan sosialisasi sudah dilakukan. Selanjutnya adalah tahap penilaian kinerja karyawan. Perlu digaris bawahi bahwa penilaian harus dilakukan secara obyektif, aktual, berdasar fakta dan tidak melibatkan perasaan pribadi.

3. Memberikan Umpan Balik

Setelah tahap penilaian selesai, bandingkan hasil penilaian dengan target yang ditetapkan diawal. Diskusikan hasil tersebut, dan berikan umpan balik berupa evaluasi apa yang perlu diperbaiki, ditingkatkan dan diseusaikan. Terkahir buat laporan sebagi arsip dan bukti.

Penutup

Bagaimana, apakah anda sudah memahami contoh penilaian kinerja karyawan? cukup banyak dan mendetail bukan? Dari proses penentuan dengan indikator dan unsur penilaian yang cukup banyak. Ditambah proses penilaian yang cukup menyita waktu, pembuatan form penilaian, input data, belum lagi mengolah data dan pembuatan laporan. Itulah megapa cara manual sudah tidak zaman lagi sekarang!

Sudah saatnya anda beralih dari manual ke era digital, permudah bisnis Anda dengan mempunyai sistem KPIM dan HR sendiri. Kami siap membantu anda membuat sistem HR dan payroll, laporan otomatis, absensi online, timeline kerja, lembur, reimburmsent, cuti, kontrak dan masih banyak lagi sesuai keinginan anda.

Untuk mendapatkan informasi lebih lengkap terkait sistem hr dan payroll Anda bisa kunjungi disini. Selain itu, Anda juga bisa berkonsultasi gratis dengan tim kami jika mempunyai kebutuhan khusus baik dari segi HR keseluruhan atau khusus untuk sistem KPIM (key performance indicator and monitoring) buat karyawan Anda. Tekan banner dibawah ini untuk konsultasi sekarang!